Maravilla Prueba
Distribuidora mayorista de productos de belleza y cuidado personal en Bogotá, Colombia. Vendemos a más de 300 tiendas y peluquerías pequeñas que nos hacen pedidos por WhatsApp y teléfono todos los días. · 16-50 empleados · vía whatsapp / grupo (miniauditoria-regalo)
El equipo tiene procesos bien definidos y frustraciones concretas; usan Siigo y WhatsApp de forma consistente, lo que facilita la integración. Falta cultura digital avanzada pero el punto de partida es sólido.
Con más de 300 clientes activos haciendo pedidos diarios por WhatsApp y teléfono, el equipo dedica horas enormes a transcribir manualmente cada pedido al sistema Siigo, acumulando errores y retrasos. Automatizar la captura y el ingreso al sistema elimina el cuello de botella principal.
Bot de WhatsApp Business API (Twilio o 360dialog) con flujo estructurado en n8n o Make que extrae los datos del pedido y los envía vía API a Siigo, generando el registro automáticamente sin intervención humana.
Perseguir uno por uno a los clientes con pagos atrasados consume tiempo de vendedores y genera tensiones innecesarias. Con Excel como único control, es fácil que cobros se escapen. Un sistema automático de alertas y recordatorios por WhatsApp reduce la morosidad sin llamadas manuales.
Integración de Excel o Airtable con Make o n8n para detectar vencimientos y disparar mensajes automatizados de recordatorio por WhatsApp Business API, con escalado a llamada humana solo si el cliente no responde tras dos avisos.
Cada pedido requiere crear una factura en Siigo manualmente y comunicarle al cliente el total y la fecha de entrega. Con el volumen de 300 clientes activos, esto representa decenas de facturas diarias. Automatizar la generación y el envío reduce errores y libera al equipo para tareas de mayor valor.
Trigger en n8n o Make que, al crearse el pedido en Siigo (o al recibirlo del bot), genera la factura vía API de Siigo y envía automáticamente un mensaje de WhatsApp al cliente con el total, el detalle del pedido y el tiempo estimado de entrega.
Lead muy concreto y con alto volumen real: 300 clientes activos con pedidos diarios por WhatsApp es un caso textbook para automatización de captura de pedidos. Las horas estimadas son conservadoras pero defendibles para un equipo de 16-50 personas en ese contexto. Verificar en discovery si Siigo tiene API activa en su plan (el plan básico de Siigo a veces no la incluye, lo que obligaría a usar integración por correo o CSV, bajando el recovery_pct del primer proceso a ~40%). No hay red flags en las respuestas. El lead ya sabe lo que quiere arreglar primero, lo que acelera el discovery. Prioridad alta para Alejandro.
Hola Maravilla, grabé este video específicamente para la distribuidora después de revisar con detalle cómo están operando hoy. Con más de 300 clientes haciendo pedidos por WhatsApp cada día, encontré tres puntos concretos donde están perdiendo horas y dinero que se pueden resolver en semanas, no en meses.
- 1.El mayor cuello de botella es la transcripción manual de pedidos: estimamos entre 30 y 45 horas semanales del equipo solo en ese proceso, y un bot de WhatsApp conectado a Siigo puede recuperar más de la mitad de ese tiempo.
- 2.El seguimiento de cartera por teléfono uno a uno es el segundo problema más costoso: automatizar los recordatorios de pago por WhatsApp reduce la morosidad sin que el equipo tenga que llamar, y libera entre 8 y 14 horas semanales.
- 3.La facturación automática al cierre de cada pedido elimina el paso manual en Siigo y garantiza que el cliente recibe confirmación inmediata, lo que además reduce las consultas de cuánto debo y cuándo llega.
- 4.El stack recomendado usa herramientas reales y compatibles con Siigo: WhatsApp Business API, n8n o Make, y Airtable para la cartera. No hay que cambiar su software actual.
- 5.El retorno de inversión en el proceso de pedidos se estima en menos de 5 meses solo con el ahorro de horas del equipo, sin contar la reducción de errores y cobros escapados.
Si esto tiene sentido para ti, podemos agendar una llamada de 30 minutos para revisar los volúmenes reales y diseñar el flujo exacto. No es una llamada de ventas: es para asegurarnos de que cualquier solución que proponga esté ajustada a cómo opera tu equipo hoy. Te dejo el enlace para que elijas el horario que te venga mejor.
- ·¿Cuántos pedidos distintos reciben en promedio por día (no clientes, sino pedidos individuales)? Esto define el volumen real del bot y la complejidad de la integración con Siigo.
- ·¿La API de Siigo está habilitada en su plan actual o necesitarían activarla? Esto condiciona el tiempo y el coste de la integración.
- ·¿El seguimiento de cartera lo hace un rol específico del equipo (cobrador dedicado) o lo comparten varios empleados? Esto cambia el diseño del flujo de escalado.
Tomar los pedidos que llegan por WhatsApp y teléfono y pasarlos a mano al sistema. Hacer las facturas de cada pedido. Responder a los clientes cuánto deben y cuándo llega su pedido. Hacer seguimiento de cartera (cobrar a los que se atrasan) llamando uno por uno.
WhatsApp y llamadas para pedidos, un software contable (Siigo), Excel para la cartera, correo.
El equipo se pasa el día metiendo pedidos a mano y persiguiendo pagos por teléfono, y aun así se cometen errores y se nos escapan cobros.
Que los pedidos de WhatsApp entren solos al sistema y que los recordatorios de pago se manden automáticamente.