Willians
Educación primaria y secundaria·6-15 empleados
Hola Willians, grabé este video rápido para Educación primaria y secundaria después de revisar las respuestas que dejaste. Vi que el mayor dolor está en todo lo que se hace a mano: facturas de la DIAN, pagos de pensión, comunicación con padres. En 3 minutos te explico qué procesos atacaría primero y por qué.
Recargando la cuenta de la cafetería dando información a los padres de familia también trayendo los niños a secretaría para que los lleven las citas médicas pagos de servicios de matrícula de pensión pago de servicios públicos Pago de nómina Descargar facturas subir facturas a contabilidad
Muchas cosas manuales y repetitivas que se podrían solucionar con la Inteligencia artificial
La parte contable descargar planillas de la dian subirlas a contabilidad quita mucho tiempo
Solo un programa de contabilidad y el programa de académico pero no maneja en la parte contable no maneja matrículas y pensiones
Descarga y carga de facturas DIAN a contabilidad
El equipo descarga manualmente planillas de la DIAN y las sube al programa contable, un ciclo repetitivo que ocurre varias veces a la semana y consume tiempo de personal administrativo o contable.
Automatización con n8n o Make que detecta nuevas facturas electrónicas en el correo o portal DIAN, las descarga y las envía directamente al programa contable mediante su API o importación estructurada. Se puede complementar con RPA (UiPath o Playwright) si el software no tiene API.
Gestión de pagos de matrícula y pensión
El registro, seguimiento y notificación de pagos de matrícula y pensión se hace de forma manual, generando carga en secretaría y errores de control de cartera con los padres de familia.
Implementar un módulo de cobros con Airtable o una plataforma como Siigo/Alegra integrada vía Zapier o Make, que genere recordatorios automáticos por WhatsApp Business API a los padres cuando se acerca la fecha de pago o cuando hay mora.
Comunicación y recarga de cuenta cafetería
La gestión de recargas de la cuenta de la cafetería y la entrega de información a los padres se hace presencialmente o por canales no estructurados, generando interrupciones constantes en secretaría.
Crear un flujo de WhatsApp Business API con un bot sencillo (Manychat o n8n) que permita a los padres consultar saldos, recibir notificaciones de recarga y hacer solicitudes sin pasar por secretaría. Los saldos se gestionan en una base Airtable o Google Sheets.
- ?¿Con qué programa contable trabajan exactamente (Siigo, Alegra, World Office, otro)? Esto define si la integración es directa por API o requiere RPA.
- ?¿Los padres de familia ya usan WhatsApp de forma habitual para comunicarse con el colegio, o el canal principal es otro (correo, llamadas)?
- ?¿Cuántos estudiantes activos tiene el colegio aproximadamente? Esto afecta el volumen de facturas y pagos que habría que procesar cada mes.
Si quieres que revisemos esto en detalle y armemos un plan concreto para las primeras 4 semanas, agenda una llamada de 30 minutos aquí. Sin compromiso, solo para entender bien el flujo actual y darte un presupuesto real.
Cierra invitando a agendar la discovery de 15 min en cal.godius.io/15min