Álvaro Orozco
Servicios licitados de Mediación Familiar en Chile, funcionamos como un pequeño juzgado de familia. La web enviada es del sistema a nivel nacional, los centros no tienen páginas propias · 6-15 empleados · vía youtube / video (v6)
Álvaro identifica con claridad el proceso principal que quiere resolver (citaciones desde la intranet) y conoce dónde está el dolor operativo. Eso es un buen punto de partida. Sin embargo, el equipo parte de cero en automatización, usa WhatsApp en celulares personales sin API y la dependencia de un PDF descargado manualmente de una intranet es una variable técnica crítica que no podemos asumir sin ver la estructura del documento. La puntuación sube por claridad del problema; baja por stack limitado y por la incógnita del PDF.
Hoy una secretaria descarga el PDF de la intranet del Ministerio de Justicia, lee los datos de cada causa, redacta el correo de citación y luego envía el mismo mensaje por WhatsApp desde un celular personal. Son dos canales, un mismo origen de datos y un proceso completamente manual y repetitivo. La automatización consistiría en detectar o recibir el PDF, extraer los campos estructurados (nombre, RUT, fecha, hora, tipo de causa) y disparar automáticamente tanto el correo como el WhatsApp a cada parte convocada, con plantillas aprobadas por el equipo.
n8n recibe o monitorea el PDF descargado de la intranet, lo procesa con un paso de extracción de texto (pdf-parse o llamada a Claude API para normalizar campos variables), construye los mensajes con plantillas y los despacha via Gmail API (Google Workspace ya existente) y WhatsApp Business API (360dialog o Twilio). Cada citación queda registrada en Airtable para trazabilidad.
Las secretarias responden a diario emails de familias que preguntan qué documentos deben traer, cómo es el proceso de mediación, si pueden cambiar la fecha, qué pasa si una parte no asiste, etc. La mayoría de estas consultas son variaciones de las mismas 10 a 15 preguntas. Un asistente conectado a Gmail puede redactar una respuesta borrador usando las respuestas tipo que el equipo valide, y la secretaria solo revisa y envía, reduciendo el tiempo por email de 8 a 12 minutos a menos de 2 minutos en los casos estándar.
Integración de Gmail con n8n o Make: al recibir un correo nuevo, se clasifica la intención con Claude API, se recupera la respuesta tipo correspondiente desde una base de conocimiento en Notion o Airtable, y se redacta un borrador en el hilo. La secretaria revisa y aprueba con un clic. Los correos que no encajan en ninguna categoría conocida se marcan para respuesta manual completa.
Una vez confirmada la citación, nadie avisa a las partes el día anterior o unas horas antes. Las inasistencias generan sesiones perdidas, reagendamientos manuales y más carga administrativa. Este proceso es el más sencillo técnicamente y el que más rápido reduce trabajo reactivo: un recordatorio automático 24 horas y 2 horas antes de cada sesión, enviado por WhatsApp, con instrucciones básicas (dirección, qué traer, qué pasa si no pueden asistir).
Airtable actúa como agenda centralizada de sesiones (alimentada por el flujo del proceso 1). n8n ejecuta un cron job que consulta las sesiones programadas para las próximas 24 y 2 horas y despacha los recordatorios via WhatsApp Business API con plantillas de mensaje pre-aprobadas. Sin intervención humana salvo excepciones.
Lead en Chile, tarifa laboral 7 EUR/hora. Los ROI en meses son conservadores y largos por la tarifa baja, pero el argumento de venta real es reducción de estrés operativo y eliminación de errores en un contexto de alto impacto social, no solo ahorro monetario puro. El desbloqueador técnico clave es el PDF de la intranet mediacionchile.cl: si es estructurado con texto, n8n lo resuelve con pdf-parse en un flujo sencillo; si es imagen, requiere OCR (Tesseract o Claude Vision) y sube la complejidad a alta con mayor costo. Verificar también si la intranet tiene algún endpoint o si solo permite descarga manual del navegador (en ese caso habría que añadir un paso de RPA ligero con Playwright o instrucción manual de carga del archivo). Privacidad crítica: datos de familias en mediación son sensibles, recomendar n8n self-hosted en servidor chileno o europeo. No asumir que pueden usar soluciones SaaS en nube de EE.UU. sin validar con ellos.
Álvaro, revisé lo que me compartiste sobre el centro de mediación familiar y el cuadro es claro: sus secretarias están atrapadas en un ciclo manual de citaciones que les consume la mayor parte del día, usando celulares personales y correos uno por uno. Hay tres puntos concretos donde eso cambia, y quiero mostrarte el primero con detalle porque es el que más horas libera.
- 1.El proceso de citaciones (PDF de la intranet, extraer datos, enviar email, enviar WhatsApp) es altamente repetitivo y estructurado, el candidato ideal para automatización. Con n8n conectado a Gmail y WhatsApp Business API, ese flujo puede ejecutarse sin que una secretaria toque el teclado en cada caso.
- 2.Hoy están usando WhatsApp desde celulares personales, lo que no es trazable, no escala y no permite automatización. Migrar a WhatsApp Business API es el paso habilitador para que tanto las citaciones como los recordatorios salgan solos.
- 3.Las consultas frecuentes por correo (documentos, fechas, proceso) se pueden resolver en gran parte con un asistente de IA conectado a Gmail que redacta el borrador y la secretaria solo aprueba, reduciendo cada respuesta de 10 minutos a menos de 2.
- 4.Los recordatorios automáticos 24 horas antes de cada sesión reducen inasistencias y eliminan el trabajo de hacer seguimiento manual por teléfono o WhatsApp el día anterior.
- 5.El punto crítico técnico que necesito entender antes de dar un presupuesto cerrado es la estructura del PDF de la intranet: si tiene texto seleccionable, la automatización es directa; si es imagen escaneada, añade un paso de OCR que impacta el costo y el tiempo de implementación.
Me gustaría que conversáramos 30 minutos esta semana. Quiero ver un ejemplo del PDF de la intranet y mapear contigo el flujo exacto de citaciones para darte un presupuesto preciso y un prototipo del primer flujo antes de que termines el mes. ¿Tienes disponibilidad el miércoles o el jueves?
- ·¿Cuántas citaciones aproximadamente se envían por semana o por mes en el centro?
- ·¿El PDF de la intranet tiene siempre el mismo formato y estructura, o varía según el tipo de causa o el periodo?
- ·¿Ese PDF tiene texto seleccionable o es una imagen escaneada?
- ·¿Hay restricciones legales o institucionales del Ministerio de Justicia sobre procesar datos de causas en plataformas externas en la nube?
- ·¿Las secretarias ya tienen alguna cuenta de WhatsApp Business o solo usan números personales?
Envío de emails de citaciones. Citaciones por whatsapp. Responder correos con consultas o pasos a seguir.
Ninguna Herramienta adicional, tenemos una cuenta de google workspace desde donde mandamos y respondemos los email manualmente y 2 celulares desde donde mandamos los whatsapps
La falta de tiempo y exceso de trabajo que mantiene muy tensionada y bajo estrés a las secretarias.
Automatizar el sistema de citaciones. La información proviene de un pdf que debemos descargar de una intranet.