Álvaro Orozco
Servicios licitados de Mediación Familiar en Chile, funcionamos como un pequeño juzgado de familia. La web enviada es del sistema a nivel nacional, los centros no tienen páginas propias · 6-15 empleados · vía youtube / video (v6)
El problema está bien identificado y tienen Google Workspace como base operativa, pero parten de cero en automatización y la dependencia de un PDF de intranet externa añade complejidad técnica relevante que puede condicionar todo el proyecto.
El flujo actual exige descargar manualmente el PDF de la intranet, extraer los datos de cada caso y redactar y enviar los emails de citación uno a uno desde Google Workspace. Automatizar este proceso mediante parsing del PDF y envío vía Gmail API eliminaría la mayor parte del trabajo manual de las secretarias y es el proceso que Álvaro priorizó explícitamente.
n8n detecta el PDF descargado de la intranet, Claude API o un parser estructurado extrae los datos de cada caso (nombre, fecha, hora, partes involucradas), y Gmail API de Google Workspace envía las citaciones automáticamente usando una plantilla predefinida, sin intervención de las secretarias.
Actualmente se envían citaciones manualmente desde 2 móviles personales, lo que no deja registro, depende de disponibilidad física y consume tiempo diario. Migrar a WhatsApp Business API permite enviar los mismos mensajes de citación de forma automática, encadenada al mismo flujo del PDF.
WhatsApp Business API (Meta Cloud API o Twilio) conectada a n8n: una vez extraídos los datos del PDF, el mismo flujo dispara los mensajes de citación por WhatsApp automáticamente, con plantilla aprobada, sin que nadie tenga que coger el móvil.
Las secretarias dedican tiempo diario a responder correos con preguntas recurrentes sobre pasos a seguir en el proceso de mediación familiar. Un sistema de respuesta asistida por IA puede gestionar entre el 70 y el 80 por ciento de estas consultas sin intervención humana, aliviando la carga que más estrés genera.
n8n o Make monitoriza la bandeja de Gmail, Claude API analiza el contenido del correo entrante y genera una respuesta basada en un documento de preguntas frecuentes del centro; las respuestas pasan por una bandeja de revisión rápida antes del envío o se despachan directamente en los casos de alta confianza.
Aviso importante sobre el coste laboral: el centro opera en Chile, donde el salario de una secretaria administrativa está muy por debajo de 25 euros por hora. Las cifras en euros son referenciales para comparar el esfuerzo de implementación frente al valor del tiempo recuperado, pero Alejandro debe ajustarlas al salario real en CLP durante el discovery para que las cifras sean creíbles ante el lead. El riesgo técnico principal es el PDF de la intranet nacional: si es un documento escaneado sin texto seleccionable, el parsing requiere OCR con más margen de error y mayor coste. No se sabe el volumen de casos por semana, lo que afecta directamente todas las estimaciones de horas. Las tres preguntas de clarificación son prioritarias antes de presentar cualquier presupuesto. Red flag menor: el lead mencionó el estrés de las secretarias como la mayor frustración, lo que sugiere que la motivación para automatizar es real y urgente, lo cual es positivo para el cierre.
Hola Álvaro, grabé este vídeo después de revisar el formulario que completaste sobre tu centro de mediación familiar en Chile. Identifiqué tres procesos muy concretos donde tu equipo, especialmente las secretarias, puede recuperar entre 9 y 17 horas semanales, y quiero mostrarte exactamente cómo.
- 1.El cuello de botella principal es el flujo completo de citaciones: PDF de intranet, email manual y WhatsApp manual. Son tres pasos que se pueden encadenar en un solo flujo automático, de forma que el sistema haga solo lo que ahora hacen las secretarias a mano.
- 2.El PDF que descargan de la intranet nacional es el punto de partida crítico de todo: si tiene texto seleccionable y una estructura de campos consistente, el 80 por ciento del problema técnico ya está resuelto desde el primer día.
- 3.Los 2 móviles personales para WhatsApp son el punto más frágil del sistema actual: no hay registro de envíos, no hay trazabilidad y el proceso depende de que alguien esté físicamente disponible con el teléfono. WhatsApp Business API lo resuelve de forma limpia.
- 4.El tercer proceso, responder consultas por email sobre pasos a seguir, es el más rápido de implementar y el que más alivio inmediato puede darle a las secretarias porque elimina las interrupciones constantes.
- 5.El coste real de no actuar no es solo en horas: el estrés sostenido en equipos pequeños tiene un impacto directo en errores, rotación y calidad de atención a las familias que atienden.
Si quieres que analicemos juntos si el PDF de tu intranet es compatible con automatización y cuántas horas concretas podemos devolverte cada semana, agenda una llamada de 30 minutos. En esa llamada no te propongo nada sin datos: solo revisamos tu caso en detalle y vemos si tiene sentido seguir adelante.
- ·¿Cuántas citaciones gestionan aproximadamente por semana y a cuántas personas citan por caso, solo una de las partes o las dos partes del proceso de mediación?
- ·El PDF que descargan de la intranet, ¿tiene texto seleccionable o es una imagen escaneada? ¿Siempre tiene la misma estructura de campos o varía según el tipo de caso?
- ·Para WhatsApp Business API se necesita un número de teléfono registrado como empresa ante Meta. ¿Tienen ya un número disponible para esto o actualmente solo existen los 2 móviles personales?
Envío de emails de citaciones. Citaciones por whatsapp. Responder correos con consultas o pasos a seguir.
Ninguna Herramienta adicional, tenemos una cuenta de google workspace desde donde mandamos y respondemos los email manualmente y 2 celulares desde donde mandamos los whatsapps
La falta de tiempo y exceso de trabajo que mantiene muy tensionada y bajo estrés a las secretarias.
Automatizar el sistema de citaciones. La información proviene de un pdf que debemos descargar de una intranet.