Álvaro Orozco
Servicios licitados de Mediación Familiar en Chile, funcionamos como un pequeño juzgado de familia. La web enviada es del sistema a nivel nacional, los centros no tienen páginas propias·6-15 empleados
🌐 www.mediacionchile.clÁlvaro, revisé lo que me compartiste sobre el centro de mediación familiar y el cuadro es claro: sus secretarias están atrapadas en un ciclo manual de citaciones que les consume la mayor parte del día, usando celulares personales y correos uno por uno. Hay tres puntos concretos donde eso cambia, y quiero mostrarte el primero con detalle porque es el que más horas libera.
Envío de emails de citaciones. Citaciones por whatsapp. Responder correos con consultas o pasos a seguir.
La falta de tiempo y exceso de trabajo que mantiene muy tensionada y bajo estrés a las secretarias.
Automatizar el sistema de citaciones. La información proviene de un pdf que debemos descargar de una intranet.
Ninguna Herramienta adicional, tenemos una cuenta de google workspace desde donde mandamos y respondemos los email manualmente y 2 celulares desde donde mandamos los whatsapps
Automatización integral de citaciones desde PDF de la intranet
Hoy una secretaria descarga el PDF de la intranet del Ministerio de Justicia, lee los datos de cada causa, redacta el correo de citación y luego envía el mismo mensaje por WhatsApp desde un celular personal. Son dos canales, un mismo origen de datos y un proceso completamente manual y repetitivo. La automatización consistiría en detectar o recibir el PDF, extraer los campos estructurados (nombre, RUT, fecha, hora, tipo de causa) y disparar automáticamente tanto el correo como el WhatsApp a cada parte convocada, con plantillas aprobadas por el equipo.
n8n recibe o monitorea el PDF descargado de la intranet, lo procesa con un paso de extracción de texto (pdf-parse o llamada a Claude API para normalizar campos variables), construye los mensajes con plantillas y los despacha via Gmail API (Google Workspace ya existente) y WhatsApp Business API (360dialog o Twilio). Cada citación queda registrada en Airtable para trazabilidad.
Asistente IA para respuesta a consultas frecuentes por correo
Las secretarias responden a diario emails de familias que preguntan qué documentos deben traer, cómo es el proceso de mediación, si pueden cambiar la fecha, qué pasa si una parte no asiste, etc. La mayoría de estas consultas son variaciones de las mismas 10 a 15 preguntas. Un asistente conectado a Gmail puede redactar una respuesta borrador usando las respuestas tipo que el equipo valide, y la secretaria solo revisa y envía, reduciendo el tiempo por email de 8 a 12 minutos a menos de 2 minutos en los casos estándar.
Integración de Gmail con n8n o Make: al recibir un correo nuevo, se clasifica la intención con Claude API, se recupera la respuesta tipo correspondiente desde una base de conocimiento en Notion o Airtable, y se redacta un borrador en el hilo. La secretaria revisa y aprueba con un clic. Los correos que no encajan en ninguna categoría conocida se marcan para respuesta manual completa.
Recordatorios automáticos de sesiones por WhatsApp
Una vez confirmada la citación, nadie avisa a las partes el día anterior o unas horas antes. Las inasistencias generan sesiones perdidas, reagendamientos manuales y más carga administrativa. Este proceso es el más sencillo técnicamente y el que más rápido reduce trabajo reactivo: un recordatorio automático 24 horas y 2 horas antes de cada sesión, enviado por WhatsApp, con instrucciones básicas (dirección, qué traer, qué pasa si no pueden asistir).
Airtable actúa como agenda centralizada de sesiones (alimentada por el flujo del proceso 1). n8n ejecuta un cron job que consulta las sesiones programadas para las próximas 24 y 2 horas y despacha los recordatorios via WhatsApp Business API con plantillas de mensaje pre-aprobadas. Sin intervención humana salvo excepciones.
- ?¿Cuántas citaciones aproximadamente se envían por semana o por mes en el centro?
- ?¿El PDF de la intranet tiene siempre el mismo formato y estructura, o varía según el tipo de causa o el periodo?
- ?¿Ese PDF tiene texto seleccionable o es una imagen escaneada?
- ?¿Hay restricciones legales o institucionales del Ministerio de Justicia sobre procesar datos de causas en plataformas externas en la nube?
- ?¿Las secretarias ya tienen alguna cuenta de WhatsApp Business o solo usan números personales?
Me gustaría que conversáramos 30 minutos esta semana. Quiero ver un ejemplo del PDF de la intranet y mapear contigo el flujo exacto de citaciones para darte un presupuesto preciso y un prototipo del primer flujo antes de que termines el mes. ¿Tienes disponibilidad el miércoles o el jueves?
Cierra invitando a agendar la discovery de 15 min en cal.godius.io/15min