Álvaro Orozco
Servicios licitados de Mediación Familiar en Chile, funcionamos como un pequeño juzgado de familia. La web enviada es del sistema a nivel nacional, los centros no tienen páginas propias·6-15 empleados
🌐 www.mediacionchile.clHola Álvaro, grabé este vídeo después de revisar el formulario que completaste sobre tu centro de mediación familiar en Chile. Identifiqué tres procesos muy concretos donde tu equipo, especialmente las secretarias, puede recuperar entre 9 y 17 horas semanales, y quiero mostrarte exactamente cómo.
Envío de emails de citaciones. Citaciones por whatsapp. Responder correos con consultas o pasos a seguir.
La falta de tiempo y exceso de trabajo que mantiene muy tensionada y bajo estrés a las secretarias.
Automatizar el sistema de citaciones. La información proviene de un pdf que debemos descargar de una intranet.
Ninguna Herramienta adicional, tenemos una cuenta de google workspace desde donde mandamos y respondemos los email manualmente y 2 celulares desde donde mandamos los whatsapps
Extracción de PDF e envío automático de citaciones por email
El flujo actual exige descargar manualmente el PDF de la intranet, extraer los datos de cada caso y redactar y enviar los emails de citación uno a uno desde Google Workspace. Automatizar este proceso mediante parsing del PDF y envío vía Gmail API eliminaría la mayor parte del trabajo manual de las secretarias y es el proceso que Álvaro priorizó explícitamente.
n8n detecta el PDF descargado de la intranet, Claude API o un parser estructurado extrae los datos de cada caso (nombre, fecha, hora, partes involucradas), y Gmail API de Google Workspace envía las citaciones automáticamente usando una plantilla predefinida, sin intervención de las secretarias.
Citaciones automáticas por WhatsApp Business API
Actualmente se envían citaciones manualmente desde 2 móviles personales, lo que no deja registro, depende de disponibilidad física y consume tiempo diario. Migrar a WhatsApp Business API permite enviar los mismos mensajes de citación de forma automática, encadenada al mismo flujo del PDF.
WhatsApp Business API (Meta Cloud API o Twilio) conectada a n8n: una vez extraídos los datos del PDF, el mismo flujo dispara los mensajes de citación por WhatsApp automáticamente, con plantilla aprobada, sin que nadie tenga que coger el móvil.
Respuesta automática a consultas frecuentes por email
Las secretarias dedican tiempo diario a responder correos con preguntas recurrentes sobre pasos a seguir en el proceso de mediación familiar. Un sistema de respuesta asistida por IA puede gestionar entre el 70 y el 80 por ciento de estas consultas sin intervención humana, aliviando la carga que más estrés genera.
n8n o Make monitoriza la bandeja de Gmail, Claude API analiza el contenido del correo entrante y genera una respuesta basada en un documento de preguntas frecuentes del centro; las respuestas pasan por una bandeja de revisión rápida antes del envío o se despachan directamente en los casos de alta confianza.
- ?¿Cuántas citaciones gestionan aproximadamente por semana y a cuántas personas citan por caso, solo una de las partes o las dos partes del proceso de mediación?
- ?El PDF que descargan de la intranet, ¿tiene texto seleccionable o es una imagen escaneada? ¿Siempre tiene la misma estructura de campos o varía según el tipo de caso?
- ?Para WhatsApp Business API se necesita un número de teléfono registrado como empresa ante Meta. ¿Tienen ya un número disponible para esto o actualmente solo existen los 2 móviles personales?
Si quieres que analicemos juntos si el PDF de tu intranet es compatible con automatización y cuántas horas concretas podemos devolverte cada semana, agenda una llamada de 30 minutos. En esa llamada no te propongo nada sin datos: solo revisamos tu caso en detalle y vemos si tiene sentido seguir adelante.
Cierra invitando a agendar la discovery de 15 min en cal.godius.io/15min