Flavio
Soy empleado estatal · +50 empleados · vía whatsapp / grupo (miniauditoria-regalo)
El lead trabaja en el sector público con más de 50 empleados, pero la información proporcionada es muy genérica: no se especifican volúmenes, tipos de planillas ni procesos concretos. La única herramienta mencionada es Gmail, lo que sugiere un entorno tecnológico básico y poca madurez digital.
El equipo dedica tiempo significativo a crear, actualizar y consolidar planillas Excel manualmente, probablemente para seguimiento de tareas, personal o presupuestos. Este proceso es el punto de mayor dolor declarado por Flavio.
Migrar las planillas clave a Google Sheets con scripts de Apps Script o conectarlas vía Make/n8n para que se actualicen automáticamente desde formularios o fuentes de datos existentes, eliminando la carga manual de entrada.
Con Gmail como única herramienta declarada, es probable que el equipo gestione solicitudes, aprobaciones y comunicaciones internas por email de forma manual y sin trazabilidad, generando pérdida de tiempo y errores.
Implementar filtros y etiquetas automáticas en Gmail junto con plantillas de respuesta (Gmail Canned Responses) y, si hay presupuesto, conectar con una herramienta como Notion o Airtable para centralizar el seguimiento de solicitudes.
En organismos con más de 50 empleados, la consolidación de datos entre departamentos suele hacerse copiando y pegando entre planillas o enviando emails, consumiendo horas de varios perfiles semanalmente.
Centralizar la información en una base de datos compartida (Airtable o Google Sheets estructurado) con flujos automatizados vía n8n o Make que agreguen y distribuyan reportes periódicamente sin intervención manual.
Red flags importantes: Flavio es empleado estatal, no el dueño ni decision-maker de la empresa. Es posible que no tenga autonomía presupuestaria para contratar servicios de automatización. El sector público suele tener restricciones de compliance y soberanía de datos que limitan el uso de herramientas SaaS en la nube. No se detectó país, por lo que se usó tarifa de 12 EUR/h. Las respuestas son muy genéricas y no permiten estimar volúmenes reales. Prioridad en discovery: confirmar si Flavio tiene poder de decisión o presupuesto, y entender las restricciones tecnológicas del organismo antes de invertir tiempo en una propuesta detallada.
Hola Flavio, grabé este video corto después de revisar lo que nos contaste sobre tu organización. Veo que el mayor dolor está en la carga administrativa y las planillas Excel, y quiero mostrarte exactamente dónde hay margen real para recuperar horas de tu equipo sin depender de tecnología compleja.
- 1.El proceso de confección de planillas Excel es el punto de partida ideal: es el de mayor impacto declarado y tiene solución técnica directa con herramientas accesibles.
- 2.Con un equipo de más de 50 personas, la acumulación de horas en tareas repetitivas es enorme, incluso si individualmente parecen pequeñas. Eso es lo que vamos a cuantificar juntos.
- 3.La buena noticia es que el stack inicial no requiere inversión en software caro: Google Sheets con automatizaciones ya resuelve una parte importante del problema.
- 4.La gestión de correos y la consolidación de información entre áreas son los otros dos cuellos de botella clásicos en organismos públicos de este tamaño, y también tienen solución.
- 5.El objetivo no es cambiar todo de golpe, sino empezar por un proceso, demostrar el ahorro real y escalar desde ahí.
Si esto te resuena, me gustaría agendar una llamada de 30 minutos para entender mejor los procesos específicos y darte una propuesta concreta. El link para elegir horario está debajo de este video.
- ·¿Qué tipo de planillas Excel se confeccionan y con qué frecuencia (diaria, semanal, mensual)? ¿Son de personal, presupuesto, seguimiento de tareas?
- ·¿El organismo tiene restricciones para usar herramientas en la nube (Google, plataformas SaaS) o todo debe correr en servidores internos?
- ·¿Hay algún sistema de gestión interno (ERP, sistema propio del Estado) del que ya se extrae información, o todo se hace manualmente desde cero?
Tareas administrativas
Gmail
Las tareas repetitivas
La confección de planillas excel